Algemene ledenvergadering (ALV) d.d. 23 mei 2006
Aanwezig: bestuur en eigenaren (leden) Vereniging van Eigenaars (VVE).
Notuliste: Winny van Bemmelen
1. Opening
De voorzitter heet een ieder welkom. Kort wordt ingegaan waarom deze extra ALV wordt gehouden.
2. Mededelingen
- bijgewerkte versie bestuurstaken: de in de brief van 15 mei van de familie De Groot, Kemeling en Jan Heijne genoemde kanttekeningen worden meegenomen, dan wel voor kennisgeving aangenomen.
- Bestuursverantwoording: voor de vragen, cq. opmerkingen hierover wordt verwezen naar agendapunt 5.
- Nogmaals wordt verzocht geen peuken in lift (hallen), bij de entree en in de tuin weg te gooien en voorzichtig te zijn met het begieten van planten op de balkons (water wordt gemorst op de zonneschermen en de beneden terrassen).
- Ook wordt weer gevraagd auto’s (en geeft u dit ook door aan uw bezoekers en leveranciers) achter in de tuin op de parkeerplaatsen te parkeren. De ruimte bij de entree is alleen bestemd voor laden en lossen en dient te allen tijde voor hulpdiensten te worden vrijgehouden.
- Op de galerijen mogen geen planten, bloemstukken e.d.groter dan ca. 20 cm vanuit de gevel worden geplaatst. Gaarne aandacht daarvoor.
- Bij storing van de lift (vastzitten) het daarvoor in de lift aangegeven nummer bellen (Mijnssen) en verzoeken de leden van de technische commissie (1e Jan Groot) van Buitenhof te waarschuwen. Mijnssen kent de telefoonnummers. Zo kan er z.s.m. hulp worden geboden en blijven de kosten binnen de perken.
- Prijsvraag naam ontmoetingsruimte: er zijn 8 namen ontvangen; zie bij uitslag stemming
- In de volgende ALV wordt de indexering van de servicekosten op de agenda geplaatst.
- Cees Castricum wordt unaniem door de ALV benoemd als lid van de technische commissie.
3. Ingekomen stukken (n.a.v.)
- offerte vloer entree Putter ( € 1.582,- incl. btw): er is overleg met dhr. Leek van Woon op Maat geweest. Deze verklaarde dat nooit de toezegging is gedaan dat WoM de entreevloer zou vernieuwen. Echter over het totaal van de afwerking wordt verder gesproken als de offerte van Rodeca binnen is.
- offerte schoonmaakbedrijf Harland :
De ALV wordt gevraagd in te stemmen met het schoonmaakcontract. De kosten per jaar (€ 4.998,- incl.btw) bedragen niet meer dan de helft waarvoor Encora ons gebouw schoon hield. Er zijn een paar wijzigingen. De garage wordt door vrijwilligers schoongehouden. Daarentegen wordt o.a. ook de luifel voor de entree schoongemaakt. Op verzoek kunnen ook incidenteel schoonmaakwerkzaamheden worden gedaan (tegen meerprijs). Fa. Harland kan per 1 augustus as. beginnen. Ook Binnenhof maakt – naar alle tevredenheid - gebruik van de diensten van Harland. De leden stemmen in met het tekenen van het contract.
- offerte schildersbedrijf Van Zoelen:
De offertes van de bedrijven Pronk, Huipen en Van Zoelen zijn binnen. Het wachten is op Logchies en Van Lieshout. Etro Vastgoedzorg Wormerveer heeft afgehaakt vanwege de geconstateerde gebrekkige vingerlassen in de dorpels van de kozijnen. Overige genoemde schildersbedrijven kunnen hierdoor geen garantie geven voor het schilderwerk.
Dura Vermeer is door ons bestuur en WoM voor deze constructiefouten aansprakelijk gesteld en is gewezen op de garantieverplichting. Een delegatie van bestuur en bewoners hebben op 31 mei as. een bespreking bij WoM met de heer Kösters van Dura Vermeer over de plannen van aanpak van de vingerlassen en van het resultaat van het onderzoek naar de tocht- en waterklachten.
- offerte Hemaco: voor het gedeeltelijk afsluiten van de open vakken in de parkeergarage is een offerte uitgebracht van € 6.932,- (incl btw). Een fraaie oplossing maar er wordt opgemerkt dat de stallingsgarage moet blijven voldoen aan de LPG en CO2 normen. WoM is echter nog steeds aan zet omdat de doelmatigheid van de door hen geplante olijfstruiken nog niet kan worden vastgesteld.
- brief Binnenhof d.d. 20 mei 2006: de voorzitter leest deze brief voor; de brief wordt bij het verslag gevoegd.
- brieven van de fam. Heijne, De Groot en Kemeling van 11 en 15 mei 2006 gericht aan het bestuur en alle bewoners van Buitenhof: De voorzitter, c.q. het bestuur, waren over deze brieven zeer teleurgesteld. De beantwoording van de brieven zijn vervat in de navolgende punten 5 en 6.
4. Bespreking en vaststellen verslag ALV van 16 februari 2006
Bij punt 2 wordt opgemerkt dat het NOMOS steunpunt meetpunt moet zijn. Bij punt 4, hekwerken: dit is nog niet behandeld maar wordt meegenomen bij het overleg met de brandweer over brandblusapparatuur in de algemene ruimten. Het verslag wordt, met dank aan de notuliste, vastgesteld.
5. Besluit tot het bestraten van de parkeerplaatsen
Zie ook de toelichting bij de uitnodiging. In feite is door de ALV aan het bestuur reeds toestemming gegeven tot het doen onderzoeken van buiten het onderhoud vallende uitgaven tot € 15.000,- (incl. btw) voor de parkeerplaatsen. (conform art. 38.5 modelreglement)
Betreffende de hoofdsplitsing voor onze gemeenschappelijke zaken met Binnenhof wordt verwezen naar de reeds aangehaalde brief van Binnenhof.
Van der Tol voelt zich niet aansprakelijk en WoM betaalt niet mee.
Aantal stemgerechtigde personen (art.34.2): 34 personen + 7 machtigingen.
Uitslag stemming: vóór 38, tegen 3, onthouding 0 , voldoet aan het quorum, voorstel aanvaard.
6. Besluit om per 1 september 2006 over te gaan naar een externe financiële beheerder
Zie ook de toelichting bij de uitnodiging. Veilig VvE Management (VVMS) vraagt op jaarbasis € 2.808,- (incl. btw) voor haar diensten. Per hoofdbewoner hetzelfde als voor Binnenhof, te weten € 4,50 per woning per maand. De heer Otto Visscher (VVMS) heeft verklaard dat dit bedrag geldt tot 1 september 2007. Klein technisch beheer blijft voor onze technische commissie en groot technisch onderhoud, bv. offertes, blijft bij het bestuur. VVMS rekent geen opstartkosten. Het voorbereiden van schadeclaims doen wij in overleg met VVMS en de juridische afwikkeling is voor de Vereniging Eigen Huis.
Bestuurstaken die o.a. door VVMS worden uitgevoerd zijn bv. (niet limitatief):
Alle werkzaamheden die verband houden met en het voorbereiden van de jaarlijkse ALV.
Verzorging van de verslaglegging van de vergaderingen. (besluitenlijst)
Beantwoorden van vragen van individuele leden van de VvE.
Verzorgen van de correspondentie van de VvE.
Kwartaalrapportage t.b.v. het bestuur en maandelijkse exploitatierekening en balans.
Advisering exploitatiebegroting algemene ruimte.
Betreffende de overwegingen voor de beëindiging van de overeenkomst met mw. C. Heijne kan worden verwezen naar de bij de uitnodiging gevoegde correspondentie.
Uitslag stemming: vóór 38, tegen 3, onthouding 0, voldoet aan het quorum, voorstel aanvaard.
Tevens werd in de stemming de prijsvraag van een naam voor de ontmoetingsruimte meegenomen. Uit een achttal namen werd gekozen voor de naam het V O O R O N D E R
Xxxxx Xxxxx is de gelukkige prijswinnares en ontvangt een consumptiekaart voor Het Vooronder.
7. Rondvraag
Door de bewoners worden onderstaande vragen en opmerkingen gesteld.
- De heer Appel attendeert nog eens op een veilige ventilatie in de stallingsgarage.
- Geattendeerd wordt op lekkende vuilniszakken die lift en algemene ruimten kunnen
bevuilen. Zonodig zelf schoonmaken.
- nogmaals wordt gewezen op art. 10 van het HHR om bij vakantie – zo mogelijk - een
verblijfs- c.q. sleuteladres achter te laten bij bv. buren of bestuur.
- Jan Groot deelt mee dat het oude slot van de entreedeur niet wordt teruggeplaatst.
- Dhr. Eekelder vraagt naar het plan om de galerijranden te schilderen. Deze vraag wordt
meegenomen naar het overleg met WoM op 31 mei as. Vanwege onderhoud zou uitvoering
in epoxiehars een optie zijn.
- Over het voorstel van Hans Blomvliet een peukenbak te plaatsen bij de entree wordt nog
nagedacht.
- Dhr. V. Koeveringe: bij bestrating van de parkeervakken worden de bomen niet verwijderd.
- Jan Groot stelt voor dezelfde letters van de entree (Buitenhof) te gebruiken bij Het
Vooronder
- xxxxx xxxxx stelt voor in het vervolg de ALV om 19.30 uur te laten beginnen
8. Sluiting
Voordat de voorzitter het woord kan nemen complimenteert Age Dijkstra dit bestuur voor haar geweldige inzet en bereikte resultaten.
De voorzitter bedankt een ieder voor haar/zijn aanwezigheid en sluit de vergadering ruim binnen de gestelde tijd.
Ter aanvulling:
(nieuwe) bewoners denk aan het onderhoud van uw CV-ketel! De installateur is naar keuze. Wilt u collectief? De VvE heeft een contract bij Gasservice Kennemerland, informatie hierover bij mw. V.d. Kieft (nr. 97)
Op 24 mei 2006 heeft Carla Heijne het bestuur verzocht om overdracht van de
financiële administratie van de VvE Buitenhof aan de penningmeester. Dit verzoek zal
worden gehonoreerd. VVSM, de nieuwe beheerder, neemt de honneurs per 1 juni a.s. over.